Reglementen
Op deze pagina vindt u de reglementen, statuten en policies van TTV Hooghei.
Huishoudelijk Reglement
HUISHOUDELIJK REGLEMENT TAFELTENNISVERENIGING HOOGHEI, zoals vastgesteld op de ALV van 24 maart 2022.
TTV Hooghei is gevestigd aan de Hoge Heide 3 te Vlijmen.
Inschrijfnummer Kamer van koophandel: 40217950
Dit reglement bevat regels betreffende het gedrag van leden en het gebruik van de accommodatie, overeenkomstig de statuten van de vereniging. De statuten en het reglement worden gepubliceerd op de website van de vereniging. Alle leden worden geacht kennis te nemen van de statuten en het reglement en dienovereenkomstig te handelen.
Artikel 1
Lid van de vereniging ben je vanaf het moment van inschrijving in het ledenregister.
Artikel 2
Nieuwe leden zijn degenen die zich als zodanig via een ondertekend inschrijfformulier bij de secretaris hebben aangemeld. Gedurende de eerste maand zijn deze leden geen contributie verschuldigd. Nieuwe leden kunnen als lid geweigerd worden in de volgende gevallen:
- Wanneer er sprake is van een ledenstop;
- Wanneer er sprake is van eerder wangedrag;
- Wanneer er sprake is van eerdere contributieschuld;
Artikel 3
Het lidmaatschap kan door het bestuur eenzijdig worden opgezegd wanneer er sprake is van wangedrag of wanneer niet voldaan wordt aan de contributieverplichtingen.
Artikel 4
Alle leden (met uitzondering van ereleden en bijzondere door het bestuur aan te wijzen leden) zijn contributie plichtig. De contributie wordt geïnd middels automatische incasso bij het begin van elk kwartaal.
Indien een lid in verband met gezondheidsperikelen langer dan 3 maanden verhinderd is deel te nemen aan enige activiteit dan kan op verzoek (per mail te zenden aan de penningmeester) van het lid de contributie worden gehalveerd tot het moment dat weer aan activiteiten kan worden deelgenomen. Dit laatste dient eveneens te worden medegedeeld aan de penningmeester.
De vereniging kent ook zogenoemde slapende leden wiens contributie daarop is aangepast (slapende leden zijn niet meer spelende leden die aan de vereniging verbonden willen blijven).
Artikel 5
Alle leden nemen te allen tijden voor eigen risico deel aan de activiteiten van de vereniging. De vereniging kan nimmer voor welk feit dan ook aansprakelijk worden gesteld.
Artikel 6
Alle geaccepteerde leden (met uitzondering van ereleden en slapende leden) worden (verplicht) aangemeld bij de Nederlandse Tafeltennisbond. Hierdoor zijn zij automatisch verzekerd voor ongevallen voortvloeiend uit activiteiten verband houdende met de vereniging. In geval van een ongeval in voormelde zin dient dit binnen 24 uur gemeld te worden aan het bestuur.
Artikel 7
De speelvloer mag enkel betreden worden met (zaal)sportschoenen (geen zwarte zolen). Tijdens het spelen dienen de leden zoveel als mogelijk te zijn gekleed in een sporttenue. Tijdens het spelen van toernooien en wedstrijden in NTTB verband is het dragen van het verenigingstenue verplicht.
Artikel 8
Sporttassen en persoonlijke bezittingen dienen opgeborgen te worden in het daarvoor bestemde rek in de sociale ruimte. De vereniging kan nimmer aansprakelijk worden gesteld voor beschadiging en/of vermissing van persoonlijke goederen.
Artikel 9
Enkel spelende leden en/of spelende gasten kunnen gebruik maken van de kleedkamers en de aanwezige douches.
Artikel 10
De zaal is geopend tot maximaal 24.00/00.00 uur en enkel wanneer het bestuur daartoe goedkeuring heeft verleend kan daarvan worden afgeweken.
Artikel 11
Degenen die in het bezit zijn van een sleutel van de zaal dienen bekend te zijn bij het bestuur en dienen daarvan jaarlijks per mail opgave te doen bij de secretaris van het bestuur.
Artikel 12
Alle leden dienen zich te gedragen volgens de gangbare normen en omgangsvormen. Het aanwezig meubilair mag enkel gebruikt worden voor het daartoe bestemde doel en alle ruimtes dienen netjes en schoon te worden achter gelaten. Indien een lid door wangedrag of roekeloosheid schade veroorzaakt aan materiaal van de vereniging dient het lid daarvan melding te doen en kan dat lid door het bestuur aansprakelijk worden gesteld voor de veroorzaakte schade. Het aansprakelijk gestelde lid is verplicht de door de vereniging geleden schade te vergoeden.
Artikel 13
Er geldt een algeheel rookverbod in de gehele zaal. Rokers dienen zich naar buiten te begeven om te roken. Voor leden beneden de leeftijd van 18 jaar geldt een alcoholverbod.
Artikel 14
Van de in de zaal aanwezige telefoon mag enkel gebruik worden gemaakt ten behoeve van de vereniging.
Artikel 15
In de speelzaal mogen geen drank en etenswaren worden genuttigd. Voorts mogen enkel drank en etenswaren in de kantine worden genuttigd welke gekocht zijn bij de vereniging.
Artikel 16
In de periodes dat de zaal gesloten is hebben enkel de bestuursleden toegang tot de zaal. In voorkomende gevallen kan het bestuur, daartoe verzocht, in die periodes aan leden bijzondere toegang verlenen.
Artikel 17
Wanneer het druk is dienen leden rekening te houden met elkaar, in die zin dat iedereen op enig moment kan spelen. Bij een drukke bezetting dient er daarom maximaal een partij van 5 sets (van 11 punten) te worden gespeeld.
Artikel 18
De samenstelling van de in NTTB verband spelende leden/teams wordt jaarlijks, in overeenstemming met de NTTB voorschriften vastgesteld. De betreffende leden worden daartoe gehoord. Deze competitiespelers worden geacht (tenzij er sprake is van overmacht) het gehele competitieprogramma uit te spelen. Bij verhindering draagt het betreffende team zelf zorg voor een vervanger en de eventueel daarmee gepaard gaande kosten zijn voor rekening van het gehele team.
Artikel 19
Binnen de vereniging zijn er zogenoemde commissies. Ieder lid van boven de 21 wordt geacht gedurende enige tijd deel te nemen aan een van de ingestelde commissies.
Artikel 20
Voor geld genererende activiteiten (zoals ophalen oud papier) dient men minimaal 18 jaar te zijn. Het bestuur bepaalt op welke wijze het aldus gegenereerde geld aan de vereniging ten goede komt.
Artikel 21
Het bestuur kan (indien aan de orde bij jeugdleden op voorstel van de jeugdleiding) een lid voor een bepaalde tijd tot maximaal 3 maanden schorsen. Schorsen van het lidmaatschap is aan de orde bij wangedrag (in en buiten de speelzaal) of het niet voldoen aan enige verplichting voortvloeiende uit dit reglement. Er kan sprake zijn van een verlenging van een schorsing, welke kan uitmonden in beëindiging van het lidmaatschap. Opheffen van een schorsing behoort tot de bevoegdheid van het bestuur.
Wanneer een lid is geschorst kan het niet deelnemen aan enige speel activiteit van de vereniging. Het lid is wel contributie verschuldigd.
Artikel 22
Indien een lid gedurende een maand na de afgesproken termijn van contributie betaling niet voldoet aan zijn of haar contributieverplichting volgt er een aanmaning van de penningmeester. Indien daarna niet binnen 1 maand wordt voldaan aan de contributieverplichting is het bestuur gerechtigd het lid te schorsen of het lidmaatschap te beëindigen.
Artikel 23
Beëindiging van lidmaatschap behoort tot de bevoegdheid van het bestuur. Van beëindiging kan eerst sprake zijn wanneer dit is vooraf gegaan door een schorsing, tenzij er sprake is van een dusdanige calamiteit dat voortzetting van het lidmaatschap schade in welke zin dan ook voor de vereniging kan opleveren of dat redelijkerwijs niet tot een ander besluit kan worden gekomen.
Artikel 24
Het lidmaatschap kan ook op eigen verzoek door het lid worden beëindigd. Dit verzoek dient schriftelijk (of per mail) te worden gedaan aan de secretaris van de vereniging. Indien een dergelijk verzoek wordt gedaan, blijft het lid gedurende de maand van opzegging plus een volle maand contributie plichtig. Daarnaast blijft het lid de bondsbijdrage verschuldigd.
Artikel 25
Tenminste 1 x per jaar vindt er een algemene ledenvergadering plaats. Deze ledenvergadering (en ook indien aan de orde een buitengewone algemene ledenvergadering) dient door het bestuur minimaal 8 dagen van tevoren, onder toezending van de agenda, schriftelijk (of per mail) aan de leden kenbaar te worden gemaakt.
Artikel 26
Het bestuur dient minimaal uit 3 personen en maximaal uit 5 personen te bestaan. Indien tussentijds bestuursleden aftreden is het bestuur gerechtigd de opengevallen plaats naar eigen goeddunken al dan niet tot de volgende ALV in te vullen. Kandidaten voor enige bestuursfunctie kunnen zich uiterlijk tot 2 dagen voor de ALV schriftelijk aanmelden bij het bestuur.
Artikel 27
Elk bestuurslid wordt voor een termijn van 2 jaar benoemd en bestuursleden zijn volgens een tevoren opgesteld rooster aftredend. Zij kunnen zich herkiesbaar stellen. De uiterste termijn van het bekleden van een bestuursfunctie bedraagt 12 jaar.
Artikel 28
Het bestuur wijst de diverse bestuursfuncties aan de bestuursleden toe, met uitzondering van de functie van de voorzitter, deze wordt door de ALV gekozen en aangewezen.
Artikel 29
De penningmeester dient 3 x per jaar tijdens een bestuursvergadering verslag te doen over de financiële situatie van de vereniging.
Artikel 30
Bestuursleden worden tijdens de ALV met een gewone meerderheid van stemmen gekozen. Jeugdleden ouder dan 16 jaar kunnen ook als bestuurslid gekozen worden, met die restrictie dat maximaal een bestuurszetel binnen het bestuur door een jeugdlid mag worden bekleed, welke zetel enkel kan zien op jeugdzaken. Indien er reeds 5 bestuursleden zijn is het toegestaan dat het betreffende jeugdlid als 6e bestuurslid t.b.v. jeugdzaken deelneemt aan het bestuur.
Artikel 31
De tijdens een ALV aangewezen kascommissie dient te bestaan uit minstens 2 leden, niet zijnde een van de bestuursleden. Deze kascommissie controleert jaarlijks voorafgaande aan de ALV de boeken en de kas van de penningmeester en brengt over haar bevindingen verslag uit tijdens de ALV.
Artikel 32
Voorstellen vanuit het bestuur of de leden of een lid kunnen tijdens de ALV met een gewone meerderheid van stemmen worden aangenomen.
Artikel 33
Indien een bestuurslid (tussentijds) aftreedt is dit bestuurslid verplicht alle in zijn of haar bezit aan de vereniging toekomende roerende goederen en bescheiden binnen 1 maand na het aftreden in handen te stellen van het bestuur. Indien het bestuurslid hieraan niet voldoet is deze, zonder enige rechterlijke tussenkomst, een bedrag van 500 euro aan de vereniging verschuldigd.
Artikel 34
Door een, door tenminste 10 leden ondertekend schriftelijk verzoek, kan het bestuur worden opgedragen een buitengewone algemene ledenvergadering uit te schrijven. Deze buitengewone vergadering dient uiterlijk binnen een termijn van 30 dagen na de datum van het verzoek te worden gehouden.
Artikel 35
In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur.
Goedgekeurd door de ALV op 24 maart 2022.
De voorzitter, A.G.A.M. van de Ven De secretaris, C.M. Coppens
Statuut Huijbregts Notarissen
Privacy Policy
TTV Hooghei hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. TTV Hooghei houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy policy;
Verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als TTV Hooghei zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.
Verwerking van persoonsgegevens van klanten of leveranciers
Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door TTV Hooghei verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
Administratieve doeleinden;
Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
De overeengekomen opdracht;
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan TTV Hooghei de volgende persoonsgegevens van u vragen:
Titulatuur;
Initialen;
Tussenvoegsel;
Achternaam;
Bedrijfsnaam;
Straat;
Huisnummer;
Postcode;
Woonplaats / Vestigingsplaats;
(Zakelijk) telefoonnummer;
(Zakelijk) e-mail adres;
IBAN code.
Uw persoonsgegevens worden door TTV Hooghei opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
Verwerking van persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees
Persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees worden door TTV Hooghei verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
Het inschrijvings formulier Nieuwsbrief;
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan TTV Hooghei de volgende persoonsgegevens van u vragen:
Voornaam of initialen;
Tussenvoegsel;
Achternaam;
E-mailadres.
Uw persoonsgegevens worden door TTV Hooghei opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de periode dat men aangemeld is.
Verwerking van persoonsgegevens van prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde
Persoonsgegevens van prospect, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerde worden door TTV Hooghei verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
Mondelinge toestemming;
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan TTV Hooghei de volgende persoonsgegevens van u vragen:
Voornaam of initialen;
Tussenvoegsel;
Achternaam;
Bedrijfsnaam;
Straat;
Huisnummer;
Postcode;
Woonplaats / Vestigingsplaats;
Telefoonnummer;
E-mailadres.
Uw persoonsgegevens worden door TTV Hooghei opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de periode dat men gezien wordt als een prospect, stakeholder-/lobbycontact en/of geïnteresseerde.
Verwerking van persoonsgegevens van Bestuurders/leden/vrijwilligers
Persoonsgegevens van Leden/bestuurders/vrijwilligers worden door TTV Hooghei verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
Uitvoering geven aan ledenadministratie;
Vastleggen wie als vrijwilliger deelneemt aan welke commissie;
Vastleggen hoe het bestuur is samengesteld en hoe de bestuurlijke functies zijn verdeeld;
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan TTV Hooghei de volgende persoonsgegevens van u vragen:
Titulatuur;
Voornaam en/of voorletters;
Tussenvoegsel;
Achternaam;
Straat;
Huisnummer;
Postcode;
Woonplaats;
Telefoonnummer;
E-mailadres;
Geboortedatum;
Kopie ID (alleen voor bestuurders);
IBAN code.
Uw persoonsgegevens worden door TTV Hooghei opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
Verbondenheid/lidmaatschap met de NttB.
Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.
Kamer van Koophandel (alleen voor bestuurders)
Bank (alleen voor bestuurders)
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Bewaartermijn
TTV Hooghei bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
Alle personen die namens TTV Hooghei van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens
Bij beëindiging van een bestuursfunctie worden alle persoonsgegevens overgedragen aan de vereniging c.q. de opvolger en worden alle eventuele kopieën vernietigd.
Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met een bestuurslid van TTV Hooghei op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Vragen
Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!
Contactgegevens
Secretariaat TTV Hooghei, Lian Coppens